Dans une collectivité, la documentation s'accumule depuis des années. Délibérations, marchés publics, courriers, dossiers RH, pièces d'administrés : des giga-octets de fichiers, répartis sur des serveurs et des partages réseau, souvent sans inventaire. Personne ne sait précisément ce qui s'y trouve, où sont les données personnelles, ni combien de copies inutiles dorment dans les dossiers.
Or les obligations montent. Le RGPD impose de tenir un registre des traitements (article 30) et de détruire les données personnelles devenues inutiles. Le Code du patrimoine encadre les archives publiques. Et pour donner une valeur probante aux documents numériques, il existe des normes exigeantes comme la NF Z42-013 et le règlement eIDAS. Impossible de s'y préparer sans savoir, d'abord, ce que l'on a.
C'est précisément ce qu'un audit GED par l'IA permet de faire.
Concrètement, un agent installé dans l'environnement de la collectivité analyse les dossiers autorisés, sur place. Les fichiers ne quittent pas les serveurs. En quelques minutes, il inventorie des milliers de documents et produit un rapport structuré.
Ce rapport note la GED sur plusieurs dimensions : la qualité des métadonnées, la structure et le nommage, la conformité RGPD, l'exploitabilité par l'IA et la complétude. Chaque dimension reçoit un score, ce qui transforme une impression vague (« nos dossiers sont en désordre ») en un état objectivé, chiffré, partageable.
Mais l'essentiel est dans les points concrets qu'il remonte.
D'abord, les données sensibles. L'audit repère les fichiers qui contiennent des données personnelles : numéros de sécurité sociale, IBAN, coordonnées bancaires, adresses, téléphones. Pour une collectivité, c'est la première brique du registre RGPD : savoir où sont ces données, avant de décider quoi en faire.
Ensuite, les doublons. L'audit identifie les copies identiques par empreinte, et chiffre l'espace réellement récupérable. C'est le point de départ d'un plan de purge tracé, exactement ce que le RGPD attend quand une donnée n'est plus nécessaire.
Enfin, l'exploitabilité. L'audit signale les documents scannés qui dépendent d'une reconnaissance de texte pour être lisibles, et ceux qui sont hors périmètre. Autrement dit : ce qui est prêt pour l'archivage ou l'exploitation, et ce qui demande un traitement préalable.
Au bout du compte, la collectivité obtient trois choses qu'elle n'avait pas : une photographie chiffrée de sa GED, une liste d'actions hiérarchisées (dédoublonner, traiter les fichiers sensibles, structurer les métadonnées), et une base solide pour aborder sereinement ses obligations de traçabilité.
Un point important : cet audit prépare la conformité, il ne la remplace pas. Il donne l'état des lieux et le plan d'action ; la mise en conformité reste une décision et un travail humains. Mais commencer par une photographie fiable change tout : on ne pilote plus à l'aveugle.
Et une fois cet inventaire fait, on peut aller plus loin, toujours en local : interroger ses documents en langage naturel, retrouver une pièce, préparer un espace de recherche documentaire. L'audit n'est pas une fin, c'est le premier pas vers une documentation enfin maîtrisée.
Cette capacité est disponible dans NeuraScope, via son agent local NeuraCowork (Mac et Windows), qui exécute l'audit GED sur vos dossiers autorisés, sans que vos fichiers ne quittent votre environnement.
